Af hverju er verið að geyma allt þetta skjaladrasl?

Skjöl eru geymd af margvíslegum ástæðum. Mörg skjöl eru varðveitt af því að þau hafa lagalegt eða fjárhagslegt gildi fyrir stjórnvöld. Dæmi um það eru samningar ýmiskonar. Önnur eru geymd af því að þau hafa sögulegt gildi og oft er hægt með þeim að sjá hvaða ákvarðanir hafa verið teknar, af hverju og hvernig var staðið að ákvarðanatöku. Skjöl eru líka varðveitt þar sem þau hafa að geyma upplýsingar varðandi réttindi fólks eða fjalla um líf þeirra. Dæmi um það eru einkunnir, bekkjarlistar, skattframtöl og þinglýsingaskjöl. Töluvert er eytt af skjölum sem ekki eru talin hafa varðveislugildi og má þar nefna undirgögn bókhalds og er það gert skv. sérstökum áætlunum. Þar sem skylt er og hefur ávallt verið, að varðveita opinber skjöl, gilda mjög strangar reglur um eyðingu skjala sem upprunnin eru úr opinberri stjórnsýslu. Verður að leita heimildar stjórnarnefndar Þjóðskjalasafnsins í öllum tilfellum sem óskað er grisjunar opinberra skjala.

Skjöl einstaklinga, félaga og fyrirtækja veita ómetanlegar upplýsingar um sögu og mannlíf landsmanna og gefa fjölbreytta mynd af veruleikanum og fortíðinni. Að sjálfsögðu er ekki hægt að geyma skjöl allra Íslendinga, heldur heilleg söfn ólíkra einstaklinga frá ýmsum tímum.