Hvað er skjalasafn?

Orðið skjalasafn hefur einkum eftirfarandi þrenns konar merkingu í daglegu tali.

  1. Staður þar sem skjöl eru geymd. Skjalasafn getur þýtt geymslustaður fyrir skjöl stofnunar, fyrirtækis eða félags. Skjalasafn getur því verið allt frá því að vera lítill skjalaskápur á skrifstofu fyrirtækis til stórrar skjalageymslu þar sem skjölin eru varðveitt. Oft er sagt: "Settu skjölin í skjalasafnið" í merkingunni að ganga frá þeim á tryggan og skipulagðan hátt, þar sem þau finnast auðveldlega.
  2. Safn skjala, t.d. frá einstaklingi, fyrirtæki, félagi eða stofnunSkjöl sem verða til hjá einstaklingi, fyrirtæki, félagi eða stofnun, verða að skjalasafni viðkomandi. Til dæmis má nefna að nánast hver einasti einstaklingur á sitt einkaskjalasafn með bréfum sem honum berast, tölvupóstum, reikningum, samningum og þess háttar. Sömuleiðis eru flestar stofnanir með eigið skjalasafn. Skjalasafn segir sögu þess aðila sem myndaði það og er því mikilvæg heimild um starf viðkomandi. Yfirleitt er skjalasöfnum raðað eftir ákveðinni reglu og er nauðsynlegt að þeirri uppröðun sé haldið þegar safnið er afhent til varðveislu og henni ekki raskað.
  3. Formlegt skjalasafn sem varðveitir skjöl margra aðila, t.d. þjóðskjalasafn, borgarskjalasafn eða héraðsskjalasafn. Á Íslandi starfa mörg opinber skjalasöfn, t.d. Borgarskjalasafn Reykjavíkur, Þjóðskjalasafn Íslands, héraðsskjalasöfnin. Skjalasöfnin varðveita mörg ólík skjalasöfn sem hafa orðið til hjá stofnunum, fyrirtækjum, félögum eða einstaklingum. Safnkostur skjalasafna verður að heimildabrunni um sögu þjóðar, borgar eða héraðs fyrir fræðimenn og aðra sem rannsaka fortíðina.